Ha szervezetfejlesztés miatt kerestek, akkor sokszor komplex és nagy volumenű dolgokat szoktatok megfogalmazni célként. Aztán beszélgetünk és kiderül, hogy van néhány alap dolog, amin nagyon jó lenne változtatni. Még úgy mellesleg, ha belefér. Ilyen téma szokott lenni a nyílt kommunikáció, az e-mail kultúra kialakítása és a haszontalan meetingek helyett az eredményes megbeszélések lebonyolítása. Miközben erről beszéltek, panaszkodtok, rémtörténeteket mondtok és arra eszmélek, hogy sokszor az etikettről, vagy még inkább az illemtan hiányáról van szó.
Ebben a cikkben szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy a szervezeti illemtan (ami egyébként csak simán az általános illemtan is lehetne) miért fontos és összegyűjtöttem néhány gyakori szervezeti bunkóságot. Aki akarja neveti, akinek meg nem inge az nem veszi...
Szokások, normák, illemtan
Néha csak pislogok és pislogok, mert olyan alapvető illemtani dolgokról is beszéltek nekem, amiket a szocializáció során biztos mindenkinek megtanítottak. Vagy hát mégsem. Sőt azt látom, hogy az open officeok és megosztott asztalok elterjedésével egyre több furcsaságot is tapasztaltok!
Az biztos, hogy egy munkahelyen többen vagytok együtt egész nap, ami együttműködést kíván. Ahhoz hogy ez az együtt lét fenntartható és mindenki számára komfortos legyen születtek szabályok, szokások, normák. Így jött létre az illem és az illemtan is.
Vannak alapszabályok, amik társadalmakra jellemzőek és ezekben vannak is nemzetek közti eltérések. Valamint vannak specifikus szokások minden cégnél vagy akár irodában. Tudjátok ahány ház annyi szokás. Ezeket tudatosan vagy tudattalanul, de az ott élők, dolgozók alakítják ki. A kialakult szokások pedig visszahatnak a hétköznapokra.
Ezért amikor segítséget kértek a szokások és normák fejlesztésében, akkor valóban jól érzitek, hogy ez bizony a Ti feladatotok is. Nektek, együtt kell kialakítanotok, hogy mi fér bele és mi nem az irodátok, cégetek kultúrájába. Valóban hosszútávú döntés ez. Hiszen a kellemetlen helyzetek rányomják bélyegüket a hétköznapokra.
Valamint azt is hangsúlyozni kell, hogy a nálatok jellemző szokásokról illik felvilágosítani az új munkatársakat. Kiemelten fontos dolog ez akár már az első napon. Hiszen úgy elvárni egyetemes normákat, hogy Ő arról nem is tud, elég nagy hiba. Ráadásul nem fogja valami jól érezni magát, ha már az elején belefut valamibe, ami "itt nem szokás".
A nemzetközi nagy cégek tekintetében már elvárás lett, hogy a különböző kultúrák illemszabályait megismerjék és tiszteletben tartsák az érintett munkatársak. Ugyanakkor a gyakorlat még biztosan fejleszthető. Mint oly sok mindenben, az illemtan tekintetében is néha pont az alapok csúsznak el.
Te illemtudóan viselkedsz a munkahelyen (is)?
"Te illemtudóan viselkedő embernek tartod magad?" Nem végeztem kísérletet, de biztos vagyok benne, ha bárkit megkérdeznek egy munkahelyen, akkor egyértelműen azt mondja, hogy "Igen, persze." Szuper! Akkor az alábbi helyzetek valójában nem léteznek:
- Valaki köszönés nélkül lép be egy irodába, meetingre.
- Otthagyja az ebéd maradékát az asztalán és elmegy egy megbeszélésre.
- Nem mondja le a megbeszélést, amire meghívták, de nem is megy el.
- Késve jelentkezik be egy telefonos konferenciára, de nem köszön. Vagyis kb. hallgatózni lép be a virtuális térbe.
- Úgy jelöl meg valakit helyettesnek a házon kívüli e-mailben, hogy az a személy nem tud róla. (Mondjuk ez már nem pusztán illetlenség, hanem komoly hiba is.)
Persze ez csak néhány apró szemelvény. És természetesen csak rémtörténet.
A szervezeti illemtan gyakorlata
- Alap: Egy munkahelyen is minden illemszabály ugyanúgy érvényes, mint az óvodában, iskolában, közintézményben és remélhetőleg otthon is.
- Mindig mindenkinek a helyzethez illően köszönünk. Inkább kétszer, mint egyszer sem. Nekem legalábbis így tanították.
- Idegen nyelvű munkatársak, vendégek háta mögött nem gúnyolódunk a saját nyelvünkön.
- Étkezni az arra kijelölt helyen szokás. Minden azzal járó körülményt (maradékot, morzsát stb.) az étkezés befejeztével (és nem több óra múlva) mindenki eltünteti maga után.
- A hivatalos meeting meghívókra illik reálisan és időben visszajelezni, mert mások annak a szervezésébe és lebonyolításába időt és energiát fektetnek. Lemondás esetén illő és hasznos új időpont alternatívákat felkínálni. A fodrásznál kérsz új időpontot, ha lemondod, nem?
- Egy telefonos konferenciára is ugyanazok az elvárások vonatkoznak, mint egy személyes találkozóra. Sőt a félreértések elkerülése végett még egyértelműbb kommunikáció szükséges.
- Bárkit bármilyen feladatban megjelölsz, azzal előtte egyeztess. Logikusan csak olyan feladatot tud elvállalni és ellátni, amiről tud.
- Nem illik mások monitorját, telefonját nézegetni, oda-oda pillantani.
A sort lehetne még folytatni számtalan dologgal, de így is még én pironkodom, hogy egy ilyen cikk vált szükségszerűvé a Szervezetfejlesztés mappába.
Léteznek hagyományos illemtan könyvek és már van elektronikus etikett még magyarul is (bár sokszor nem tölt be). Már elég régóta beszélünk netikettről, ami a hálózati kommunikáció általános illemszabályait takarja és a kulturált virtuális együttélést segíti. Az illemtannal, etikettel munkahelyi közegre is specializálódva képző, tanácsadó cégek foglalkoznak.
De ami a legfontosabb: ezt nektek kell alakítanotok házon belül! A szokások, normák és úgy összességében a szervezet kultúrája egyformán minden munkatárs felelőssége.
