Hogy mi a "meeting érzés"? Megbeszélés van. Fizikailag Te is ott vagy. De nem érted mit keresel ott. Két érzés keríthet hatalmába:
1. Jaj de jó, szusszansz egy kicsit és erre foghatod később miért nem haladtál a feladataiddal.
2. Legszívesebben ordítanál, hogy mi van? Ilyen témák miatt nem foglalkozhatsz a dolgoddal.
Ezeket a benyomásokat én neveztem el "meeting érzésnek", mert sok embert már a megbeszélésekkel telerakott naptárjára nézve átjár egy érzés, a meeeting!!!
Az alábbiakban összegyűjtöttük, hogy mi kell egy jó megbeszéléshez, hogy hogyan vizsgáld a megbeszéléseid felül és mivel segíthetsz magatokon, hogy ne kapjatok már hétfőn reggel frászt a meeting érzéstől.
Valami nincs rendben a sok megbeszélés körül
Valami bűzlik a meetingek körül? Benned is felmerült már ez az érzés? Túl gyakran vannak? Valaki mindig túldominálja? Nem lehet a kreatív ötleteket kibontakoztatni? Nincs fókusz? Időpazarlás?
Ez elégedetlenséghez és frusztrációhoz vezet. Kutatások azt mutatták, hogy a magas beosztású vezetők heti 23 órát töltenek meetinggel, melyből 8 óra a résztvevők szerint egyáltalán nem produktív. Ezek főként álmodozással telnek (90%) és legtöbben mással töltenék az időt (73%).
Azok a vezetők érzik nagyon produktívnak a találkozókat, akik végig beszélik azokat és nem fektetnek hangsúlyt a visszajelzésekre.
Hozzá kell tenni, hogy az érzés, érzékelés egy szubjektív dolog. Valaki valamit nagyon hasznosnak él meg, még ugyanaz a dolog másnak feleslegesen hat. Szervezeti keretek között azt érdmes nézni, hogy összességében a cél szempontjából volt-e értelme mindenkinek ott ülnie.
Ezenfelül nem csak abban kell gondolkodni, hogy jól érzi-e magát egy résztvevő vagy sem. Az csak a hab a tortán. Hiszen egy költségcsökkentő megbeszélés nem feltétlenül lesz élvezetes, de eredményes még lehet. Ettől függetlenül persze érdemes törekedni a kellemes hangulatra, mert a pozitívabb légkör elősegíti a produktivitást.
A legfontosabb a megbeszélés eredményessége. És mi a helyzet a résztvevők bevonódásával?
Az eredmény alapelvárás, feleslegesen ne raboljátok senki idejét. Az, hogy ehhez a résztvevők hozzájáruljanak fenn kell tartani a figyelmüket és be kell vonni őket. Persze lehet, hogy eredményesnek tekintetek egy megbeszélést, ahol az elhangzott információk 90%-ára nem emlékszik a résztvevők fele. De akkor az ő idejük nem volt produktív.
A cél tehát az, hogy megszűnjenek a nem produktív megbeszélések és hatékonnyá váljanak a fontosakat.
A hatékony megbeszélés 7 alapszabálya
- Legyen célja és a cél legyen kommunikálva. Értsék a résztvevők, hogy miért vannak ott. A kiküldött meghívóban, vagy egy e-mailben fogalmazd meg, hogy miért lesz ez a megbeszélés és mik lesznek a témák.
- Olyan emberek legyenek jelen, akik valóban érintettek a témában. Hozzá tudnak járulni az előrelépéshez, információval bírnak, van döntési jogkörük vagy felruházták őket azzal. Esetleg szükségük van tájékoztatásra. Viszont azt mindig érdemes mérlegelni, hogy néhány információért érdemes-e ott ülnie valakinek, nem elég-e ha kap róla egy e-mailt. Ha pedig interaktív tájékoztatásról van szó, akkor valóban legyen kérdezési és válasz lehetőség.
- Egy ember vezesse a megbeszélést. Ez lehet a vezető, vagy aki összehívta. A lényeg, hogy valaki moderálja a témát/témákat.
- Legyen megnyitva és lezárva egy megbeszélés. Aki moderálja a megbeszélést, az vezesse fel és zárja is le a megbeszéléseket. Nem parlamenti hivatalosságra gondolok. Egyszerűen csak mondd el, hogy milyen céllal vagytok jelen és milyen témákat kell megbeszélnetek. A végén pedig összegezd, hogy honnan hová jutottatok el és mi az eredmény és/vagy a következő lépés.
- A megbeszélt idői keretek legyenek tiszteletben tartva. Kezdésnél és zárásnál is fontos. Hiszen van, aki egyik megbeszélésről a másikra megy. Ha nem tudod megtervezni, hogy mennyi idő alatt végeztek, akkor ezt is kommunikáld előre. Így a résztvevők ráhagyással tudnak tervezni.
- A megbeszélés szó fejezze ki, hogy a résztvevők beszélnek. Tehát kérdések, válaszok, hozzászólások hangzanak el a jelenlévők részéről. Valamint az is benne van, hogy ez nem egy zsibvásár, ahol egymás szavába vágnak az emberek (bár vannak olyan nemzetek, ahol ez belefér a szervezeti kultúrába).
- Készülj fel, de az agenda legyen rugalmas. A megbeszélések hatékonyságát fokozza, ha a résztvevők felkészülten érkeznek. Azt hogy ki és mivel készüljön, hogy gördülékenyebb legyen a találkozó szintén kiküldheted előre a meghívóban vagy e-mailben.
Időközönként vizsgáld felül a megbeszéléseid
- Lehet, hogy amikor bevezettétek, akkor szükséges volt az a rendszeres meeting, de még ma is az?
- Meeting után gondold át: Milyen volt a dinamika? Milyen volt a résztvevők viselkedése? És te hogyan érezted magad?
- Azok vannak jelen, akik a témához kapcsolódnak? És mindenki jelen van, aki szükséges?
- Kérj visszajelzést akár szóban, akár írásban.
4 tipp, amivel felfrissítheted a megbeszéléseket
- Tarts nem megszokott meetinget. Légy bátor és kreatív.
- Ha eddig délután volt, most legyen reggel.
- Legyen nem megszokott az időtartam. Néha csak a megbeszélés hosszával van a gond.
- A résztvevők számától és a találkozó hosszától függően legyen álló meeting vagy sétáló. Erre klassz lehetőségeket kínálnak a modern irodák.
- Vond be a többieket! Bátorítsd őket, hogy írják le ötleteiket. Sokszor hatékonyabb, mint a közvetlen megszólalás.
Extrák, hogy ne légy rosszul a megbeszélésre gondolva
- A megbeszélések szervezése és lebonyolításának módja szervesen a szervezeti kultúra része. Nyugodtan fogalmazzatok meg közösen a kollégákkal irányelveket, amiket fontosnak éreztek a megbeszélések szervezése és az ott zajló kommunikáció kapcsán.
- Legyenek irányelvek a lemondásra és az átszervezésre vonatkozóan is. Hiszen az is idegesítő, hogy ha készülsz valamire és előtte 10 perccel lemondják. (Lásd Illemtan a munkahelyen cikkünket.)
- Meghatározhattok idősávokat, amikorra lehet (de nem muszáj) megbeszélést szervezni és amikorra nem lehet. Így biztosan marad "tiszta" munkaidő.
Forrás: Harvard Business Review
