Megvan az első munkatárs. Jövő héten kezd, de mit is kezdj vele? Persze, szuper hogy végre meg tudod osztani a rengeteg feladatod valakivel. De azt bizonyára Te is érzed, hogy ez nem olyan egyszerű, mint ahogy hangzik. Összeszedtem, hogy mire érdemes figyelned, ha vállalkozóként most lesz először alkalmazottad. Hogyan várd és hogyan gondolkozz hosszútávon munkáltatóként.
Ki nekem az első munkatárs?
Valaki, akinek ugyanazt kell tudnia, mint nekem? Egy tökéletes mindenes? Olyan dolgot kell csinálnia, amihez én nem értek, de akkor hogyan irányítsam?
Sokféle helyzet lehet, annak megfelelően, hogy mire vettél fel magad mellé embert. Remélhetőleg tudatosan kerestél és választottál első munkatársat. Az előző két cikkben ezeket fejtettem ki (Itt és itt olvashatod őket). Ha tudatos voltál, akkor könnyebb lesz. Ha kevésbé voltál az, akkor most már hogy jön a munkatárs méginkább annak kell lenned.
Ha embert, embereket veszel fel, akkor egy komoly fejlesztésbe kezdesz. Szintet lép a vállalkozásod. És embert felvenni több, mint munkagépet vásárolni.
Ugyanis az ember nem lesz a birtokodban, mint egy tárgy. Ő segít Neked, ameddig Ő is akarja. Viszont egy munkatárs fenntartható és megújítható "erőforrás". Ehhez viszont odafigyelést igényel. Ez komoly feladat. Már nem csak magad kell eladnod, a vállalkozást menedzselned, hanem az embered vezetned.
Kezdjük azzal, hogy az együttműködésetek és a vállalkozásod fejlesztésének sikere érdekében tiszta keretek és egyértelmű szabályok kellenek a munkához. Ezt Te adod.
Munkaköri leírás
A fent említett keretek alapja a munkaköri leírás. Muszáj, kell (jogilag is)! Vedd rá magad a megírására, hogy magad számára is tisztázd mit vársz az első munkatárstól (és majd a későbbiektől). Hogy az elvárások alatt Te és az első munkatárs is ugyanazt értse. Tudom, hogy macera, de egyszer kell megcsinálni és hosszútávon segít.
A legtöbb dologban egy kisvállalkozásnak nem kell úgy működnie, mint egy nagy cégnek. De egy jó munkaköri leírást érdemes alapul venned. Példákat a neten is találsz, például itt.
Mit tartalmazzon a munkaköri leírás?
- A munkakör megnevezését és annak rövid célját. 1-2 mondatban.
- A munkavállaló közvetlen felettesét és beosztottját/beosztottjait (ha van). Valamint a helyettesítést végző munkatársat.
- A munkakör betöltésének feltételeit. Milyen tudással, gyakorlattal kell rendelkezni hozzá. Milyen kötelező oktatáson kell résztvennie, hogy dolgozhasson a munkatárs (például munkavédelmi oktatás).
- A munkakörhöz tartozó feladatokat. Igen, szépen témánkként minden! Ha időközönként "mindenes" dolgokra van szükség, akkor azt is fogalmazd meg. Például: "Az XY vállalkozás eseményeinek lebonyolításában való segítségnyújtás.".
- A munkakörhöz tartozó felelősségi kört. Munkagép, szolgáltatás, amivel foglalkoznia kell majd a munkatársnak. Döntési jogköre ha van, akkor az mettől meddig terjed az alkalmazottnak és mikortól szól Neked. Ebben a pontban tudjátok elkülöníteni, hogy mi az, ami már nem az ő hatásköre.
- A munkakörhöz tartozó teljesítménymutatókat, ami alapján a munka elvégzett minősége követhető (darabszám, selejtszám, eladott szolgáltatás, stb.).
A munkaköri leíráshoz persze hozzátartozik, hogy azt minden esetben megbeszélitek, mielőtt 2 példányban aláírjátok. Az egyik példány az alkalmazotté a másik a Tiéd lesz. Ez nem csak egy dokumentum. Ez segít abban, hogy milyen feladatokra készítsd fel és miket adj le a sajátodból az első munkatársnak.
Ha olyan a céged profilja és az első munkatársad feladatköre, hogy nemzetközi üzletekkel foglalkoztok, akkor érdemes lehet angolul (vagy a releváns nyelven) is elkészíteni a munkaköri leírást.
Ja igen! Ha változás van, akkor módosítsd a leírást! Mindig a jelenlegi helyzetet, a valóságot tükrözze az aktuális munkaköri leírás. Így tudod jól használni és így is szabályos.
Az első nap és első hónap az első munkatárssal
Az első nap a befogadás, a bizalom kialakításának alapja. Az első hónap az együttműködéseteknek. Mi kell ehhez?
Várd, fogadd az első és a sokadik munkatársat is.
Erről korábban már írtunk cikket, amit itt olvashatsz és csináltunk infografikát, amit a képek között látsz. Nagyon röviden összefoglalva: készülj a fogadására a papírokkal, a munkához legszükségesebb eszközökkel és idővel (tudom, hogy ebből van Neked a legkevesebb).
Szánj időt a munkatársra! Az elején különösen és utána mindig, ha kéri.
Beszéljetek, mutasd be feladatokat, embereket, folyamatot. Értesd meg vele a lényegét. Lássa gyakorlatban, hogy Te hogyan csinálsz dolgokat.
Az elvárásaid tükröznöd kell ahhoz, hogy meg tudjon nekik felelni. Hogy meg tudjon Neked felelni.
Az elején sok időt rászánni egy új munkatárs betanítására hosszútávú befektetés. Ha rögtön mindent rábízol és utána 5 percenként fel kell állnod kijavítani, helyrehozni, több idő- és energiaveszteséggel jár, mint az elején betanítani a feladatra.
Hagyd, hogy kipróbáljon dolgokat, de ne hagyd rögtön magára.
A legtöbb ember gyakorlatban tanul a leghatékonyabban. Miután megmutattál neki egy feladatot, hagyd hogy kipróbálja. De légy elérhető közben annyira, amennyire a helyzet megkívánja. Hiszen még csak tanul.
Hagyd kérdezni és Te is kérdezz sokat.
Most ismerkedtek, ehhez információ kell. Inkább legyen sok kérdés és álljatok meg gyakrabban egy-egy percre, megbeszélni, mint hogy sok félrecsúszott hibás dolog legyen. (Egy-kettő így is úgy is lesz!)
Jelezz vissza és Te is kérj visszajelzést.
A visszajelzés az, amikor személyeskedés nélkül elmondod a másiknak, hogy milyennek láttad egy helyzetben és hogy az milyen hatást keltett. Lehet pozitív és negatív is. Fontos is, hogy ne csak "dicsérgetés" vagy "rászólás" legyen. Hanem a jól és kevésbé jól sikerült dolgokat is megbeszéljétek.
Az első munkatárs betanításának ritmusa
Legyen a betanítás fokozatos és tudatos. Készíts tervet hozzá. Ez az úgynevezett onboarding plan.
Az első munkatárs és a későbbiekben mindegyik új alkalmazottad is saját tempóval fog rendelkezni a betanulás tekintetében is. Viszont Neked legyenek elvárásaid, azzal kapcsolatban, hogy az adott munkakört átlagosan mennyi idő alatt kell ellátnia önállóan.
Ehhez a munkaköri leírásban összeírt feladatokat bontsd le: az első héten az alapokat kell elsajátítani, a következő héten a már a másik munkagépen is kell feladatokat végeznie. És így tovább. Ez Neked is fontos, mert egyszerre nem fogsz tudni mindent megmutatni, Ő meg nem fog tudni mindent megjegyezni, begyakorolni.
Készíts a betanításhoz egy listát, ami tartalmazza azokat a dolgokat, amiket biztosan át kell együtt beszélnetek. Ez is az onboarding plan része.
Így nem marad ki semmi és mindketten láthatjátok, mérhetitek, hogy milyen jól haladtok. Hidd el nehezebb pillanatokban jól jön, ha előveszed a listát: igaz, hogy még sok mindent nem tud az első munkatárs, de két hete még ennyit sem tudott. 🙂
Ne csak a Te fejedben létezzenek folyamatok. Legyenek az egyes munkafolyamatok le is írva.
Például egy árubeérkeztetés az egy munkafolyamat. Lépésenként az elejétől a végéig legyen leírva egy dokumentumban, akár ábrákkal kiegészítve és szükséges dokumentum sablonokkal mellékelve, hogy hogyan zajlik. Ha vannak ilyen leírásaid, akkor az alkalmazottad akkor is végig tud vinni folyamatokat, ha nem rutinos és Te nem vagy ott.
Ez rengeteg munka lesz. Nem kell egyszerre megcsinálni. És ne kezdj el most rögtön kapkodni. De fokozotosan csináljátok meg legalább az első munkatárssal közösen, hogy a további munkatársaknál könnyebb dolgod legyen.
Az első munkatárs és a "Jó ég! Mi jöhet még?" kérdés
A cikk végére (vagy a cikk sorozat végére, ha követtél és olvastál mindent) biztosan Te is érzed, hogy ahhoz képest, hogy a munkádból akarsz leadni valakinek azzal, hogy felveszel magad mellé valakit még több munkád lesz. Igen, az elején egy új munkatárs nagyon sok befektetett energiát és időt kíván meg. Viszont ez hosszútávú befektetés. Ha alkalmas és hozzád passzoló embert veszel fel, akinek betanítására és a vele való együttműködés kialakítására odafigyelsz, akkor az megtérül. Akkor valóban emberi erőforrásod lesz és tudsz olyan üzleti, stratégiai feladatokra vagy magánéletre koncentrálni, amire korábban kevesebbet tudtál.
Ha elakadsz a megfelelő alkalmazott megtalálásában, a közös munkában vagy hirtelen vezetői nehézségekkel találod szemben magad, akkor keress bátran minket. A Mindset For You vezetőfejlesztése, a coaching pont Neked szól.
