Hogyan adjunk vezetőként profi visszajelzést?

"Milyen téma lenne számotokra érdekes? - Visszajelzés: hogyan csináljuk, hogy csináljuk vezetőként, hogyan csináljuk jól?" Hangzottak el a kérdések, amikor az Innonic Academy Talk előadására készültünk ... és ezek a kérdések oly sokszor felmerültek 2021-ben különböző cégek szerevezfejlesztésénél. Na, de hogyan?

A szakirodalom elég széleskörű és mint mindenben itt is megoszlanak a vélemények. Ezért úgy döntöttem, hogy úgy fogom megfogalmazni a választ, hogy ezt a komplex dolgot egy végtelenül egyszerű hétköznapi gyakorlathoz kötöm: az információátadás folyamatához. Az érettségi tételhez tartozó ábrán minden ott van – kis kiegészítéssel – , ami kell egy profi feedbackhez. "Csak" meg kell tanulnunk használni. Használni úgy, hogy tudatában vagyunk annak, hogy egy profi visszajelzés alapja a konstruktív szándék.

Miért van szükségünk visszajelzésekre?

A visszajelzéssel elismerjük vagy helytelenítjük mások jelenlétét, viselkedését vagy hozzáállását bizonyos helyzetekhez, témákhoz. Fontos eszköze a tanulásnak, az együttműködésnek, a konfliktushelyzeteknek, és a vezetőknek.

Vezetőként hasznos, ha tudatosan tudod használni, és beépül a hétköznapi munkádba! A visszajelzés több, mint visszacsatolás, hiszen nem egy egymondatos megerősítés. Jobb, mint az értékelés, hisz nem minősít, hanem fejlesztő szándék van benne. (Korábbi cikkünkben kifejtettünk a tanács és a visszajelzés közötti különbséget.)

Az agyunknak megerősítő üzenetekre van szüksége ahhoz, hogy a bizonytalanságot elkerüljük. Illetve szeretjük magunkat pozicionálni, hogy mégis mire vagyunk képesek. Szükségünk van arra, hogy a környezetünkből jelzések érkezzenek felénk.

Min áll vagy bukik a visszajelzés?

Aki adja, gyakran a gátlás, félelem és rutintalanság miatt nem úgy fejezi ki magát, ahogy az hatékony lenne. A másik félben is lehet egyfajta ellenállás, védi önmagát, és nehéz lehet befogadni egy olyan visszajelzést, amivel utána a személynek dolga lesz. Aki a feedbacket adja és kapja is ember :). Vagyis van egy pillanatnyi állapota, hangulata és egy állandó személyisége, amelyektől mind-mind függ a visszajelzés sikeressége is.

Vagyis az információátadás minden ábrán látható eleme befolyásolja a visszajelzés sikerességét.

Az, hogy a visszacsatolást milyen formában adjuk, azaz szóban, írásban, mások előtt vagy négyszemközt nem mindegy. Írásban nehéz lekövetni azt, hogy mit fog befogadni a másik. Ha mégis írásban jelzel vissza, érdemes kérdéssel zárni, hogy a másik fél érti-e, rendben van-e így számára, vagy mit gondol erről a helyzetről.

A környezeti tényezőktől is függ, hogy a feedback célba fog-e találni. Mástól is kapott az adott egyén aznap visszajelzést és ezzel már nem tud foglalkozni? Épp rosszabb napja van? Stresszesebb a megszokottnál? Ez mind-mind befolyásoló tényező.

Legyél profi!

Ha az üzenet nyitott és célhoz kötött, a másik fél könnyebben és nyitottabban fogadja be. Ellentétben azzal, amikor az üzenet nem kapcsolódik konkrét feladathoz vagy helyzethez, mert az könnyen frusztrációt és ellenállást válthat ki! A feedbacket mindig érthetően fogalmazd meg, és olyan mennyiségben, ami számodra is befogadható lenne.

Egy ember egyszerre 2-3 üzenetet képes befogadni, feldolgozni, és friss kutatások szerint 1,5 perc az az idő, ameddig ténylegesen oda tudunk figyelni egy adott dologra.

Ha visszajelzésről beszélünk, fontos megjegyezni, hogy a kommunikáció mindig kétirányú, interakció kell, hogy legyen! Neked is hasznosabb, ha átbeszélitek, hogy Te mire gondolsz! Szóval, kérdezzetek, kérdezzetek, kérdezzetek....

Mielőtt visszajelzést adsz a következőket vedd figyelembe:

  • Először is, mielőtt visszajelzel, mindenképp gondold végig a következőket: Valóban szükséges visszajelezni? Kinek lesz ez érdeke? Biztos, hogy az üzenet, amit át szeretnél adni, az igaz? És mindig számolj a prekoncepciókkal! Kérdezz, és járd körbe a témát!
  • Másodszor, ha megválaszoltad magadnak az előbbi kérdéseket, kezdj el rá készülni! Mérd fel annak az embernek a szükségleteit, akinek adod. Légy tisztában azzal, hogy ez a visszajelzés a Te érdekeidet szolgálja, vagy a másik fél érdekeit!
  • Ezt követően célozd be, hogy mit akarsz a visszajelzéssel, mihez kötöd! Sokkal hatékonyabb a visszajelzés, ha az emberek fejlődését célozza meg!
  • Utána jöhet az időzítés, ha épp megfelelő alkalom van rá, akkor akár azonnal adhatod, ha nem, akkor minél előbb, a legközelebbi alkalmas időpontban. És ne feledd, minél gyakoribb, annál jobb!
  • A feedbacket mindig helyezd kontextusba, legyen személyre, és helyzetre szabva. Soha ne a személyre reagálj, hanem a viselkedésre, de igenis légy személyes, ne pedig nagy általánosságokról beszélj.

Egy igazán profi visszajelző tud beszélni a saját érzéseiről, nem ítélkezik, és nem értékel, hanem visszajelez!

Nyugodtan kérdezd meg, hogy a másik fél mit gondol. Tarts felé tükröt, azaz mondd el a saját szavaiddal, hogy Te hogyan látod az adott helyzetet, és adj lehetőséget arra, hogy a másik ezt megerősítse, vagy épp megcáfolja. A feedback után pedig ne felejtsd el nyomonkövetni azt, amit megbeszéltetek, sikerült-e változtatni, látja-e az értelmét. Érdemes mindig újra és újra visszakérdezni!

Te magad is kérj visszajelzéseket!

Mint azt a cikk elején említettük, visszajelzésre mindenkinek szüksége van, amit vezetőként jellemzően inkább adunk, mint kapunk. Viszont ha igazán azt akarod, hogy a visszajelzés helyes kultúrája alakuljon ki az embereid között, akkor igenis járj elől példával: kérj, Te is visszajelzést! Ne csak azoktól kérj, akik biztosan pozitívan látnak Téged, maradj nyitott a kritikus hangokra is, és építs be mindent, aminek van értelme. És nyugodtan kérj visszajelzést a visszajelzésedre! Mindig légy őszinte, hiteles és példaértékű, amire pedig szükséged van hozzá, az a gyakorlás, önismeret és emberismeret.

Köszönöm a felkérést az Innonic Academy Talk-nak! Én nagyon élveztem ezzel a témával dolgozni. Szeretek visszajelzést adni és Te, kedves olvasó?

Mindset For You

Veled dolgozunk: embereket fejlesztünk, rugalmasabb csapatokat építünk, és tartós szervezeti átalakulást érünk el.
Veled dolgozunk: embereket fejlesztünk, rugalmasabb csapatokat építünk, és tartós szervezeti átalakulást érünk el.
Vágjunk Bele!
crossmenuchevron-down linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram