Közzétéve: 2019.09.23.

Írta: Nagy Nóra

Meeting érzés – avagy a megbeszélés, amit nem élvezel

8 perc olvasási idő

Hogy mi a “meeting érzés”? Megbeszélés van. Fizikailag Te is ott vagy. De nem érted mit keresel ott. Két érzés keríthet hatalmába:

1. Jaj de jó, szusszansz egy kicsit és erre foghatod később miért nem haladtál a feladataiddal.

2. Legszívesebben ordítanál, hogy mi van? Ilyen témák miatt nem foglalkozhatsz a dolgoddal.

Ezeket a benyomásokat én neveztem el “meeting érzésnek”, mert sok embert már a megbeszélésekkel telerakott naptárjára nézve átjár egy érzés, a meeeting!!!

Az alábbiakban összegyűjtöttük, hogy mi kell egy jó megbeszéléshez, hogy hogyan vizsgáld a megbeszéléseid felül és mivel segíthetsz magatokon, hogy ne kapjatok már hétfőn reggel frászt a meeting érzéstől.

“Meeting érzés”: Ott vagy egy megbeszélésen, de nem érted mit keresel ott.

Valami nincs rendben a sok megbeszélés körül

Valami bűzlik a meetingek körül? Benned is felmerült már ez az érzés? Túl gyakran vannak? Valaki mindig túldominálja? Nem lehet a kreatív ötleteket kibontakoztatni? Nincs fókusz? Időpazarlás?

Ez elégedetlenséghez és frusztrációhoz vezet. Kutatások azt mutatták, hogy a magas beosztású vezetők heti 23 órát töltenek meetinggel, melyből 8 óra a résztvevők szerint egyáltalán nem produktív. Ezek főként álmodozással telnek (90%) és legtöbben mással töltenék az időt (73%).

Azok a vezetők érzik nagyon produktívnak a találkozókat, akik végig beszélik azokat és nem fektetnek hangsúlyt a visszajelzésekre.

Hozzá kell tenni, hogy az érzés, érzékelés egy szubjektív dolog. Valaki valamit nagyon hasznosnak él meg, még ugyanaz a dolog másnak feleslegesen hat. Szervezeti keretek között azt érdmes nézni, hogy összességében a cél szempontjából volt-e értelme mindenkinek ott ülnie.

Ezenfelül nem csak abban kell gondolkodni, hogy jól érzi-e magát egy résztvevő vagy sem. Az csak a hab a tortán. Hiszen egy költségcsökkentő megbeszélés nem feltétlenül lesz élvezetes, de eredményes még lehet. Ettől függetlenül persze érdemes törekedni a kellemes hangulatra, mert a pozitívabb légkör elősegíti a produktivitást.

Elsősorban azt érdemes megvizsgálni, hogy a cél szempontjából volt-e értelme a megbeszélésnek.

A legfontosabb a megbeszélés eredményessége. És mi a helyzet a résztvevők bevonódásával?

Az eredmény alapelvárás, feleslegesen ne raboljátok senki idejét. Az, hogy ehhez a résztvevők hozzájáruljanak fenn kell tartani a figyelmüket és be kell vonni őket. Persze lehet, hogy eredményesnek tekintetek egy megbeszélést, ahol az elhangzott információk 90%-ára nem emlékszik a résztvevők fele. De akkor az ő idejük nem volt produktív.

A cél tehát az, hogy megszűnjenek a nem produktív megbeszélések és hatékonnyá váljanak a fontosakat.

Egy megbeszélésnek akkor van értelme, ha produktív és minden résztvevő bevonódik a témába.

A hatékony megbeszélés 7 alapszabálya

  • Legyen célja és a cél legyen kommunikálva. Értsék a résztvevők, hogy miért vannak ott. A kiküldött meghívóban, vagy egy e-mailben fogalmazd meg, hogy miért lesz ez a megbeszélés és mik lesznek a témák.
  • Olyan emberek legyenek jelen, akik valóban érintettek a témában. Hozzá tudnak járulni az előrelépéshez, információval bírnak, van döntési jogkörük vagy felruházták őket azzal. Esetleg szükségük van tájékoztatásra. Viszont azt mindig érdemes mérlegelni, hogy néhány információért érdemes-e ott ülnie valakinek, nem elég-e ha kap róla egy e-mailt. Ha pedig interaktív tájékoztatásról van szó, akkor valóban legyen kérdezési és válasz lehetőség.
  • Egy ember vezesse a megbeszélést. Ez lehet a vezető, vagy aki összehívta. A lényeg, hogy valaki moderálja a témát/témákat.
Növeli a megbeszélések hatékonyságát, ha van egy résztvevő, aki moderálja vagy vezeti azt.
  • Legyen megnyitva és lezárva egy megbeszélés. Aki moderálja a megbeszélést, az vezesse fel és zárja is le a megbeszéléseket. Nem parlamenti hivatalosságra gondolok. Egyszerűen csak mondd el, hogy milyen céllal vagytok jelen és milyen témákat kell megbeszélnetek. A végén pedig összegezd, hogy honnan hová jutottatok el és mi az eredmény és/vagy a következő lépés.
  • A megbeszélt idői keretek legyenek tiszteletben tartva. Kezdésnél és zárásnál is fontos. Hiszen van, aki egyik megbeszélésről a másikra megy. Ha nem tudod megtervezni, hogy mennyi idő alatt végeztek, akkor ezt is kommunikáld előre. Így a résztvevők ráhagyással tudnak tervezni.
  • A megbeszélés szó fejezze ki, hogy a résztvevők beszélnek. Tehát kérdések, válaszok, hozzászólások hangzanak el a jelenlévők részéről. Valamint az is benne van, hogy ez nem egy zsibvásár, ahol egymás szavába vágnak az emberek (bár vannak olyan nemzetek, ahol ez belefér a szervezeti kultúrába).
  • Készülj fel, de az agenda legyen rugalmas. A megbeszélések hatékonyságát fokozza, ha a résztvevők felkészülten érkeznek. Azt hogy ki és mivel készüljön, hogy gördülékenyebb legyen a találkozó szintén kiküldheted előre a meghívóban vagy e-mailben.
Egy-egy pozitív változás a megbeszéléseken nagy hatással lehet a beosztottakra és a szervezetre egyaránt.

Időközönként vizsgáld felül a megbeszéléseid

  • Lehet, hogy amikor bevezettétek, akkor szükséges volt az a rendszeres meeting, de még ma is az?
  • Meeting után gondold át: Milyen volt a dinamika? Milyen volt a résztvevők viselkedése? És te hogyan érezted magad?
  • Azok vannak jelen, akik a témához kapcsolódnak? És mindenki jelen van, aki szükséges?
  • Kérj visszajelzést akár szóban, akár írásban.

4 tipp, amivel felfrissítheted a megbeszéléseket

  • Tarts nem megszokott meetinget. Légy bátor és kreatív.
  • Ha eddig délután volt, most legyen reggel.
  • Legyen nem megszokott az időtartam. Néha csak a megbeszélés hosszával van a gond.
  • A résztvevők számától és a találkozó hosszától függően legyen álló meeting vagy sétáló. Erre klassz lehetőségeket kínálnak a modern irodák.
  • Vond be a többieket! Bátorítsd őket, hogy írják le ötleteiket. Sokszor hatékonyabb, mint a közvetlen megszólalás.
A megbeszélés a szervezeti kultúra fontos része, érdemes irányelveket megatározni hozzá.

Extrák, hogy ne légy rosszul a megbeszélésre gondolva

  • A megbeszélések szervezése és lebonyolításának módja szervesen a szervezeti kultúra része. Nyugodtan fogalmazzatok meg közösen a kollégákkal irányelveket, amiket fontosnak éreztek a megbeszélések szervezése és az ott zajló kommunikáció kapcsán.
  • Legyenek irányelvek a lemondásra és az átszervezésre vonatkozóan is. Hiszen az is idegesítő, hogy ha készülsz valamire és előtte 10 perccel lemondják. (Lásd Illemtan a munkahelyen cikkünket.)
  • Meghatározhattok idősávokat, amikorra lehet (de nem muszáj) megbeszélést szervezni és amikorra nem lehet. Így biztosan marad “tiszta” munkaidő.

Forrás: Harvard Business Review

Hasonló cikkeink

Első munkatárs- Hogy kezdjetek munkához?

Első munkatárs- Hogy kezdjetek munkához?

Megvan az első munkatárs. Jövő héten kezd, de mit is kezdj vele? Persze, szuper hogy végre meg tudod osztani a rengeteg feladatod valakivel. De azt bizonyára Te is érzed, hogy ez nem olyan egyszerű, mint ahogy hangzik. Összeszedtem, hogy mire érdemes figyelned, ha...

Egyből több – Hogyan válaszd ki az első alkalmazottad?

Egyből több – Hogyan válaszd ki az első alkalmazottad?

Eldöntötted, hogy felveszel magad mellé valakit. Vannak is jelöltjeid az első alkalmazottad szerepére. Előző cikkemben arról írtam, hogy milyen gondolatokkal érdemes belevágnod az első alkalmazottad keresésébe. De hogyan dönts a jelöltek között? Hogy "felvételiztesd"...

Helló, Sógor! Te olyan jófej vagy. Dolgoznál nálam?

Helló, Sógor! Te olyan jófej vagy. Dolgoznál nálam?

Avagy hogyan ne vedd fel az első alkalmazottad. Összefoglalok néhány dolgot, hogy hogyan érdemes egy egyszemélyes vállalkozásból több személyessé válnod. Miként válaszd ki az első munkatársad. Folytatásos cikk első része következik. Egyszemélyes vállalkozóból céggé...