Mutatószám: Hogyan használd jól a HR-en?5 perc olvasási idő

Korábbi cikkemben arról írtam, hogy igenis használni kell mutatószámokat a HR-en is. Hiszen ha azt akarod, hogy komolyan vegyenek és lépést akarsz tartani a piaccal, akkor muszáj adatokban, számokban gondolkoznod.
Ebben a cikkben azzal szeretném folytatni a témát, hogy hogyan használj jól a mutatószámokat a személyügyön. Mivel érzékeny számokról van szó, amelyeket sok dolog befolyásolhat, ezért elengedhetetlen szabályokat lefektetni a kezelésükre. 3 mutatószám alapszabály van:

  1. A mutatószámok bevezetése legyen célhoz kötött.
  2. A mutatószámokkal foglalkozni kell és rendszeresen nyomon kell követni az alakulásukat.
  3. A mutatószámok nincsenek kőbe vésve, ha a helyzet úgy kívánja meg lehet őket változtatni.

Az alapszabályokat vizsgáljuk meg közelebbről.

A mutatószámok azt jelzik, hogy hol tartasz a célod elérésében.

A mutatószám bevezetése

  • Először is ne csak azért képezz mutatószámokat, hogy azt mondhasd: “Jó hát nekem vannak számaim.” Olyan számaid legyenek, amelyek jól “működnek”. A kiválasztásukhoz több szempontot is figyelembe vehetsz, de tudd, hogy melyik mutatószám mire való, miért használod.
  • Minden számhoz fogalmazd meg, hogy melyik szervezeti vagy területi célt támogatja.
  • Majd konkretizáld azt is, hogy milyen mértékű a célod vele. Mondjuk növelni akarod az adott számod, de tudd, hogy meddig. Ezt milyen lépésekben, mennyi idő alatt akarod elérni. Vagyis tartozzanak intézkedések, feladatok a számokhoz. Ha javul a szám, haladsz a cél felé, tehát ezek az intézkedések jók. Ha nem javul, vagy romlik az adott mutatószám, akkor változtatni kell az intézkedéseken.
A mutatószámok mellett azt is meg kell határozni, hogy milyen gyakran vizsgálod meg azokat.
  • Milyen gyakran méred az adott értéket és hasonlítod össze a változásokat? Napi, heti, havi, vagy csak féléves áttekintések a reálisak az adott esetben? Itt érdemes azt is eldönteni, hogy milyen gyakorisággal benchmarkold vagy hasonlítod össze másokkal a mutatószámaitokat.
  • Ne egyedül találd ki a mutatószámokat! Mielőtt használni kezdesz bármilyen mutatót egyeztess a vezetőkkel és a személyügyes munkatársakkal. Vagy még jobb, ha közösen állítjátok össze ezeket a számokat egy workshopon.
  • Fontos, hogy mindenki tisztán értse és megértse, hogy miért fontosak ezek a számok és még inkább, hogy mit jelentenek az egyes számok. Ha ez nem így van, akkor csak egy felesleges feladattá alakul át a mutatószám rendszeretek és csak ritka szerencsével fogjátok elérni a kitűzött célokat.
Fontos, hogy minden munkatárs és vezető tisztán megértse fontosságukat és ugyanazt értse az egyes mutatószámok alatt.

A mutatószámok nyomonkövetése

  • A mutatószámok legyenek transzparensek. Mivel ezek célokat és eredményeket tükröznek ne csak a heti/havi/féléves megbeszéléseken kerüljenek elő. Minden nap jöjjenek Veled/Veletek szembe.
  • Legyenek mutatószámokról szóló megbeszélések. Beszéld át ezeket egy rendszeres megbeszélésen mind a személyügy munkatársainak részvételével, mind a vezetőkkel. Mindenki akit érint a számok következménye és hatása vegyen részt ezeken.
A mutatószámok legyenek transzparensek.
  • Na nem arra gondolok, ahol valaki felolvassa a számokat és megmondja, hogy talán valami rendszerbeli dolog okozta a változást és következő hónapban majd biztosan jobb lesz, mert még több mindent megtesztek majd érte…. Ez nem valami konkrét. Helyette inkább:
  • Viszonyítsd a mutatószámokat! Melyik mutatószám milyen irányba változott az előző időszakhoz képest? -> Egy fél éve alacsony volt, egy hete magasabb ugyanaz az érték. Mi váltja ki, mi okozta, hogyan érted el a változást? -> Azt a tényezőt sikerült-e megváltoztatni vagy ha pozitív, akkor fenntartani? -> Mik a további konkrét lépések a célok elérése érdekében?

Nem csak azért vannak a számok, hogy bizonyítsd, hogy valami jó vagy nem jó. Hanem azért is, hogy a munkát, a folyamatokat ezzel is kövesd. A mutatószámok mutatók. Mutatnak valamit, amire/amiért Te tudsz lépéseket, intézkedéseket megfogalmazni.

Az intézkedések mellett a mutatószámokat is időközönként felül kell vizsgálni.

Rugalmasság a mutatószámok tekintetében

  • A számokkal foglalkozni kell! Amikor meghatározod a számokat, akkor azt is eldöntöd, hogy milyen rendszerességgel méred majd őket. Ezt a mérést tartsd be.
  • Az intézkedések mellett a mutatószámokat is időközönként felül kell vizsgálni. Ha mégsem mérnek jól, ha nem reális tényadatokat mutatnak (mert igenis van ilyen, hiszen HR-es számok, amiket sok tényező befolyásolhat), dolgozd át ezeket. Ha változtak a szervezeti, stratégiai célok vagy a piaci környezet, változtass és határozz meg új mutatószámokat vagy új célokat.

A lényeg, hogy vedd komolyan a számaitokat, de maradj reálisan rugalmas!

Legyenek céljaid, a célodhoz keress eszközt. Mindezt pedig mutasd meg számokban. Kedves HR-es légy stratégiai és üzleti partner és használj mutatószámokat! Ha kell változtass, de kezd el csinálni, hogy hosszútávon komolyan vegyenek.

Előző cikk a mutatószámokról.