Sajnos még manapság is hallani lehet, hogy a személyügy munkáját nem lehet számszerűsíteni. Mintha a személyügy munkatársai is félnének a mutatószámoktól. Való igaz, hogy számszerűsíteni a HR-t nem olyan egyszerű feladat, mint mondjuk termelési adatokat mutatni (bár sokszor az sem egyszerű). Viszont legalább annyira szükséges a mutatószámok használata. Ezért írom ezt a cikket, amit személyügyes és nem kontroller szemmel fogalmazok.
Miért kellenek a HR mutatószámok?
Két szempontból érdemes a kérdést megközelíteni. Az egyik az, hogy az emberi erőforrások (human resources, vagy újabb megközelítés szerint human relationships) is sok hasonlóságot mutatnak a többi erőforrással, amivel egy vállalkozás rendelkezhet. A második, hogy a HR-en is munkavégzés zajlik és mint olyan az is mérhető, célhoz köthető és követhető kell, hogy legyen.
3 érv, hogy az emberi erőforrások és/vagy kapcsolatok tekintetében miért fontosak a mutatószámok:
- Az emberek erőforrással rendelkeznek és teljesítményre képesek. Ezek mérhetőek.
- Az emberek viszont értékesebbek, mint a többi erőforrás. Ugyanis nem raktározhatóak, önálló döntéseket hoznak, innovatívak és ami a legfontosabb: nem képezik a cég tulajdonát. Viszont befolyásolják a cég sikerességét és eredményességét. Tehát stratégiai fontosságúak.
- A munkaerőpiaci verseny annyira erős, hogy egy vezető vagy embereket foglalkoztató vállalkozó sem mehet el amellett, hogy összehasonlítsa magát a versenytársaival. A tényszerű összehasonlítás pedig az emberi tőke tekintetében is mutatószám alapú.
4 tény, hogy a személyügyön mint munkavégzési területen miért kellenek mutatószámok:
- Az elvégzett munka mennyisége és minősége minden területen mérhető, még a HR-en is.
- Célokat és eredményeket igenis a HR-esek is elérnek és produkálnak. Egy létszámfeltöltés, teljesítmény értékelés vagy tehetségmenedzsment működtetés nem pusztán dokumentum és e-mail írás (de ha csak az volna, az is mérhető lehet), értékképző folyamat is.
- A szervezeti célok elérését és a stratégiát befolyásolja, hogy hogyan van kezelve az emberi tőke. Így nem mindegy, hogy a HR csak "papírokat gyárt" vagy a szervezeti eredményeken dolgozik.
- A HR egy stratégiai támogató terület. Ennek megfelelően a vezetői döntéseket támogasd profi, vezetői színvonalon, mutatószámokkal is alátámasztva.
Egy stratégiai HR számokkal támasztja alá a munkáját.
Milyen módon számszerűsíthető a HR?
Mit mérjünk?
Az első és legfontosabb kérdés, hogy MIT akartok mérni? A kérdés megválaszolásához nem kell különösebb kreativitás. A HR mutatószámokat úgy kell megválasztani, hogy a szervezet stratégiai céljait támogassák.
A cég hosszú- és középtavú céljaiból levezetve kell megnézni, hogy milyen HR tevékenységeknek milyen mértékben kell megvalósulnia.
Például: A szervezeti cél az, hogy a következő 5 évben fokozatosan lecserélje a gépparkot és modernebb eszközökkel fokozza a termelékenységet. Ehhez más képzettségi szintű munkatársakra van szüksége, mint a jelenlegi állomány. Ha a vezetői döntés az, hogy átképzi a meglévő munkatársakat, akkor a személyügynek ebből rögtön két célja is lehet. 1. Átképzés ütemezett lebonyolítása. 2. Ezen munkatársak megtartása.
- Az első célhoz rögtön meghatározható mutatószámnak egy havi képzési mutató. Ami több módon is lehetséges: hány ember képzése valósul meg az adott hónapban vagy milyen színvonalon valósulnak meg a képzések? Mondjuk vizsgához kötve milyen teljesítményt érnek el a munkatársak.
- A munkatársak megtartása szintén több számot képezhet. Például alapból a fluktuáció mérését, vagyis, hogy milyen arányú a munkatársak mozgása (külső és belső mozgás egyaránt). Meghatározhattok munkatárs elégedettséget. Vagy ettől konkrétabban gondolkodva, ha az a döntés, hogy a megtartást különböző programok bevezetésével szeretnétek fokozni, akkor annak a megvalósulását, sikerességét, hatékonyságát.
Hogyan mérjük?
A következő kérdés az, hogy hogyan lehet hatékonyan mérni. Hiszen a leggyakoribb kifogás a személyügyes tevékenységek mérése tekintetében, hogy túl absztrakt, nem konkrét, nem biztos, hogy a valóságot mutatja vagy, hogy sokkal több dolog hat egy-egy mutatóra, mint kellene.
Igen, ezek mind igazak lehetnek. De azért mert ezek a számok ilyen érzékenyek attól még kellenek! Csak körültekintéssel kell kezelni őket!
A hogyan kérdés megválaszolásához észszerűségi szempontokat érdemes meghatározni:
- A mutatószámok "benchmarkolhatóak" vagyis összehasonlíthatóak legyenek a versenytársakkal, a piac többi adatával.
- Honnan származnak az adatok? Informatikai úton nyerhetőek, vagy hagyományosan érhetőek el (kérdőív -> excel). Ez azért fontos, hogy olyan számokkal dolgozzatok, amivel megéri. Ha túl sokat macerával jár az adatok begyűjtése, érdemes mérlegelni, hogy valóban olyan fontos-e az a szám a célok szempontjából.
Cégek szakosodtak arra a piacon, hogy adatokat tudjatok magatoknak generáltatni. Vagy akár mutatószámokat tudjatok meghatározni. De ez nem a reklám helye :).
Legáltalánosabban 2 mutatószám típusból tudtok választani:
- KPI-ok (Key Performance Indicator), vagyis kulcs teljesítmény mutatók. Azt hivatottak mérni, hogy a stratégiai célok megvalósulása tekintetében milyen sikeres a cég és az adott terület. KPI adatbázisok az interneten is elérhetőek, például itt.
- Dashboard (műszerfal) jellegű mutatószámok. Itt nem a megjelenítési felületre kell gondolni, hanem operatív jellegű adatokból származó és azonnali döntéshozatalt támogató mutatószámokra. Ilyen lehet egy időadat, egy dokumentum kitöltési aránya, stb.
Tagadhatatlan, hogy kényes feladat a személyügy munkájának számszerűsítése. Ez attól még nem ok arra, hogy ne haszálj mutatószámokat. Kezd el, próbálgasd!
Még ha nem is tökéletesen mérsz valamit, akkor is adatod van és nem pusztán szóbeli információd. Adatokkal, vagyis mutatószámokkal pedig a vezető startégiai partnere tudsz lenne a döntési helyzetekben. Következő cikkünkben arról olvashatsz, hogy hogyan használd jól a HR-es mutatószámokat.
